Nga ekipi i editorialit të përditshëm optimist
Edhe individët më të motivuar mund ta ndiejnë ditën të rrëshqasë. Midis lëvizjes nëpër ekrane, takimeve të ngulitura dhe çorganizimit të përgjithshëm, është e lehtë të përfundosh ditën duke pyetur veten se ku shkoi gjatë gjithë kohës. Ndërsa askush nuk mund të jetë njëqind për qind efikas gjatë gjithë ditës, ka mënyra të thjeshta, efektive për të identifikuar atë që konsumon shumë kohë – dhe ta kërkojë atë.
Trajner i menaxhimit të kohës Elizabeth Grace Saunders, autor i Menaxhimi Hyjnor i Kohës dhe Si të investoni kohën tuaj si parathotë njohja e kullave të kohës është hapi i parë drejt ndryshimit të qëndrueshëm. “Ndërgjegjësimi i sinqertë,” shpjegon ajo, “është pika fillestare.”
Duke njohur se ku shkon koha juaj
Hapi i parë për të fituar kontrollin e orarit tuaj është të kuptoni se ku shkon koha juaj në të vërtetë. Kjo mund të bëhet në tre mënyra kryesore:
1. Reflektim i sinqertë: Shumica e njerëzve tashmë kanë një ide për kullat e tyre më të madhe. Pavarësisht nëse janë kontrolle të vazhdueshme të postës elektronike, vrimat e lepujve në YouTube, ose temat e zgjatura të tekstit, njohja e këtyre zakoneve është hapi i parë. Vendosja e tyre poshtë krijon një angazhim të prekshëm për të ndryshuar.
2. Ndjekja automatike: Shumë telefona inteligjentë ofrojnë raporte javore të kohës në ekran që tregojnë saktësisht se sa kohë po shpenzohet për secilën aplikacion. Ajo që mund të ndjehet si një “kontroll i shpejtë” mund të shtojë deri në orë. Mjete të ngjashme gjurmimi janë gjithashtu në dispozicion për kompjuterët.
3. Ndjekja e kohës manuale: Për një zhytje më të thellë, konsideroni të regjistroni aktivitetet tuaja për të paktën dy ditë. Kjo mund të bëhet në letër, në një spreadsheet, ose përmes aplikacioneve. Kjo metodë ndihmon në identifikimin e modeleve jo vetëm në përdorimin dixhital, por në zakonet e përditshme në përgjithësi
Zvogëlimin e shpërqendrimeve të kohës së ekranit
Jo e gjithë koha e ekranit është e keqe – një pushim i shkurtër mund të jetë freskues. Por nëse përdorimi i ekranit personal tejkalon rregullisht tridhjetë minuta gjatë orarit të punës (jashtë pushimeve të përcaktuara), mund të jetë koha për të vendosur disa kufij.
Mjetet dixhitale mund të ndihmojnë. Vendosja e kufijve të aplikacionit ose përdorimi i bllokuesve të faqes mund të kufizojë hyrjen në media socialeplatformat e blerjeve ose shërbimet e transmetimit. Për lojtarë, madje edhe mbyllja fizike e kontrolluesve mund të jetë një metodë efektive.
“Nëse nuk mund të trajtoni mediat sociale ose faqet e lajmeve,” këshillon Saunders, “vendosni opsionin bërthamor në pajisjen tuaj në mënyrë që të bllokoheni plotësisht jashtë kohërave të planifikuara.”
Rregullimi i komunikimit
Komunikimi i dobët është një nga humbësit më të mëdhenj të kohës në shumë vende pune. Kjo përfshin takime të tepërta, mesazhe të vazhdueshme dhe ndërprerje të makinës.
Filloni duke vlerësuar domosdoshmërinë e takimeve. A mund të adresohet tema në një email në vend të kësaj? Nëse dikush i panjohur kërkon një telefonatë, Saunders sugjeron së pari të kërkoni detaje të shkruara. Kjo ruan fokusin dhe kursen kohë.
Për shpërqendrimet në zyra, vendosja e “orarit të zyrës” mund të ndihmojë në menaxhimin e bisedave spontane. Postimi i shenjave, veshja e kufjeve, apo edhe mbyllja e një dere mund të sinjalizojë të tjerët se ju jeni në modalitetin e fokusit.
Mjetet si Slack ose Email gjithashtu duhet të përdoren me mendje. Provoni të grumbulloni përgjigjet tuaja në kohë të caktuara gjatë gjithë ditës – të tilla si mëngjesi, mesditës dhe pasdites vonë – për të shmangur ndërprerjet e vazhdueshme. Fikni njoftimet gjatë seancave të thella të punës dhe përdorni cilësimet “Mos shqetësoni” sipas nevojës.
Duke u organizuar për të kursyer kohë
Disorganizimi mund të jetë një vrasës i heshtur me kohë. Nga kërkimi i dokumenteve të gabuara deri tek shpenzimi i minutave të çmuara duke kuptuar se çfarë të bëni tjetër, mungesa e strukturës kullon energji dhe efikasitet.
Mënyra më e mirë për të filluar është me një plan. Saunders rekomandon të shkruani tre detyrat më të mira që dëshironi të plotësoni çdo ditë. Ky zakon i thjeshtë i mban të qarta përparësitë dhe ndihmon në minimizimin e lodhjes së vendimeve.
Gjithashtu, merrni parasysh tuajin modeli i energjisë. A jeni më i mprehtë në mëngjes? Bllokoni atë kohë për punën tuaj më të rëndësishme. Nëse përqendrimi juaj i pikut godet më vonë gjatë ditës, strukturoni orarin tuaj që të përputhet. Përafrimi i detyrave me ritmet tuaja natyrore rrit produktivitetin pa kërkuar orë shtesë.
Rrëmuja fizike dhe dixhitale gjithashtu mund të peshojë shumë në kohë. Ndërsa hapësira juaj e punës nuk ka nevojë të jetë e denjë për Instagram, duhet të jeni në gjendje të gjeni shpejt artikujt thelbësorë. Kjo mund të kërkojë një seancë pastrimi të plotë ose disa minuta çdo ditë kushtuar rregullimit të skedarëve dhe organizimit të materialeve.
Merrni përsëri kohën tuaj
Koha kurrë nuk do të optimizohet në mënyrë të përkryer – dhe kjo është në rregull. Por duke u bërë më të vetëdijshëm se ku po shkon koha juaj dhe duke vendosur sisteme për të mbështetur fokusin, është e mundur të shkurtoni me të vërtetë në orët e humbura.
“Suksesi ynë nuk matet duke mbushur çdo moment,” thekson Saunders, “por duke investuar kohë në atë që me të vërtetë ka rëndësi.”
Bërja e disa ndryshimeve strategjike mund të nënkuptojë ndryshimin midis ndjenjës së mbingarkuar dhe ndjenjës në kontroll. Dhe kjo ndryshim hap hapësirë për punë më domethënëse, ekuilibër më të mirë, dhe po-madje edhe pak kohë të lirë të fituar mirë.
